Преимущества систем электронного документооборота на предприятии

Современное промышленное предприятие – это сложная система, механизм, состоящий из разнородных структур и подразделений. Взаимодействие подразделений происходит через сложившийся на предприятии порядок обмена информацией – документами и устными распоряжениями. Согласованность производственных структур в большей степени и определяет успешность функционирования предприятия на современном рынке – оперативную работу с заказчиками и поставщиками, своевременную подготовку производства и бухгалтерский учет. Как правило, большинство проблем на большом предприятии связано именно с рассогласованностью действий людей, с отсутствием необходимой информации и долгим поиском нужных сведений. Решить эту сложную проблему помогают системы электронного документооборота как на предприятии, и одной из лучших таких  систем,  по мнению многих бизнесменов, является «E1 Евфрат».

В чем же преимущества «безбумажного» документооборота?

• 1. Возможность хранения всех распорядительных и справочных документов без их потери. Все документы сохраняются на сетевом сервере предприятия, не требуются помещение под архив и дополнительная единица архивариуса в штате предприятия.  Для наилучшей сохранности всех данных электронного  архива документов периодически создается резервная копия последней версии цифровой записи на электронном носителе, к тому же электронный архив документов так же, как и традиционный, «бумажный», может быть систематизирован по различным критериям, удобным для пользователя. При необходимости, любой документ может быть распечатан и представлен в бумажном виде.
• 2. Возможность быстрого поиска нужного документа не только по его названию, но и по ключевым словам. Таким образом, не зная автора документа, названия и номера регистрации можно оперативно найти данные по смысловым словосочетаниям.
• 3. Стандартизация документов электронных архивов, возможность использования готовых шаблонов на всем предприятии.
• 4. Контроль выполнения задания, исполнения документа, срока выполнения. Учет статистики выполнения заданий по пользователям.
• 5. «Моментальный» обмен информацией с пользователями и группой пользователей, возможность групповой рассылки документов.
• 6. Возможность создания нескольких версий одного документа  из электронного архива (т.е. возможность проследить историю изменения документа) с актуализацией действующей версии.
• 7. Возможность одновременного доступа нескольких пользователей к одному и тому же документу с разграничением прав по его корректировке.
• 8. Возможность использования электронных подписей, удостоверяющих легитимность действующего документа. Возможность создания типовых маршрутов утверждения документа.
• 9. Возможность проследить, на какой стадии согласования находится документ, и почему он был отклонен.

Благодаря этим и многим другим преимуществам, становится ясно, насколько устарела традиционная «бумажная» система на предприятии. Устаревшая классическая схема документооборота не в состоянии обработать качественно тот объем информации, который циркулирует на современном предприятии. От этого страдает система управления производством в целом, искажается отчетность, появляются значительные и непроизводительные потери времени. Внедрение систем электронного документооборота позволяет рационально управлять потоками информации, а также значительно оптимизировать систему управления персоналом.